沖縄ファミリーマート、請求書業務のデジタル化で効率化を実現！

沖縄ファミリーマートが目指す業務のデジタル化

沖縄ファミリーマートが株式会社インフォマートのデジタル請求書受取サービス「BP Storage for 請求書受取」を導入したことで、請求書業務が劇的に変化しました。これまで従来の紙ベースの業務形態から、デジタル化が進むことで、業務の効率が大幅に改善されたのです。

業務の現状

沖縄には335店舗を展開し、県内最大規模のコンビニエンスストアである沖縄ファミリーマートですが、毎月約700社から請求書が届く中、その多くが紙媒体でした。デジタル化が進んでいない時代において、請求書を受け取ってから承認までのフローは多くの手間がかかり、最終承認には通常3日もの時間を要していました。特に、上長の不在や出社のタイミングのズレが原因で書類が停滞してしまうのが課題でした。

このようなバックオフィス業務の非効率化は、早急に改善が必要な状況となっており、ペーパーレス化も喫緊の課題しました。

新たなデジタルサービスの導入

そこで沖縄ファミリーマートは、「BP Storage for 請求書受取」の導入を決定。PDFや紙の請求書をAI-OCR技術でデータ化し、デジタル化を推進することにしました。これにより、さまざまな形式の請求書が一元化され、業務がシンプルになることが期待されていました。また、沖縄におけるインフォマートの営業所が対面での相談を支援してくれることも、導入の要因となりました。

導入による効果

「BP Storage for 請求書受取」の導入後、沖縄ファミリーマートでは大きな変化が見られました。特に、承認フローのデジタル化が進み、必要な承認までのリードタイムは、なんと3日から1日へと短縮されました。これにより、外出先からでも承認が可能になり、業務の効率化が劇的に向上しました。さらに、本社が改装工事を行っている際も、社員が分散していても業務がスムーズに進行できるようになりました。

また、一件あたりの処理時間は、従来の約10分から2～3分に短縮されました。この変化により、月間で約1,000枚の紙を削減することに成功し、業務の平準化も達成。従来は月初に業務が集中していた負荷も軽減され、業務の属人化も解消されています。

今後の展望

沖縄ファミリーマートでは、さらなる業務のデジタル化を進めていく方針を掲げています。2027年2月頃を目指して、月間約200件に及ぶグループ間取引を電子化することを予定しています。そして、生成AIの導入なども視野に入れながら、さらなる業務の効率化を推進していくとのことです。

最終的には沖縄ファミリーマートは、地域の人々とその生活をより便利にするために、デジタル化で一歩先を行く企業として、沖縄県での存在感を一層高めていくことでしょう。

このように、沖縄ファミリーマートのデジタル化は業務効率化だけでなく、地域社会における新たな価値の提供にも繋がるものといえます。今後の動きにも注目が集まります。